Sistem Penggajian Fungsi Kepegawaian

Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Penggajian Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.

1.Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.

2.Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatab bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.

3.Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian dana pengupahan berada di tangan :(1) bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah, (2) bagian kartu biaya, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja, (3) bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

4.Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

Prosedur-Prosedur Sistem Penggajian
Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan secara manual terdiri dari :

a)Departemen Personalia
Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan. Hasil dari proses ini adalah surat pengangakata karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai berikut:
• Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan
• Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji
• Lembar ke 3 diserahkan ke penyelia atasan langsungnya
• Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan referensi diarsipkan urut abajd.

b)Supervisor/Penyelia
Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan baru, penyelia menyiapkan skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan kepada karyawan baru. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja. Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan ke bagian akuntansi biaya.

c)Karyawan Baru
Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dai atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkan dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya.

d)Bagian Gaji
Bagian gaji menerima tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan sebagai dasar untuk membuat cataan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut abjad. Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gai sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut : lembar ke 1 diserahkan ke bagian keuangan, dan lembar ke 2 diserahkan ke bagian akuntansi. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai berikut: (1) mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad, (2) memperbaharui catatan gaji kumulatif, dan (3) mengarsipkan catatan gaji kumulatif urut abjad.e) Bagian Keuangan
Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfer gaji untuk mengisi rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank. Membuat dan menandatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.

f)Bagian Akuntansi
Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut tanggal. Kegiatan terakhir, bagian akuntansi akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting ke rekning buku besar.

Prosedur sistem penggajian yang diselenggarakan dengan menggunakan komputer terdiri dari :

a.Bagian Gaji
Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai departemen. Atas dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua dokumen, memasukan data gaji ke komputer, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu.

b.Departemen Pengolahan Data
Setelah menerima input data gaji, bagian ini akan menjalankan program pengurutan data. Hasilnya adalah data gaji yang telah urut. Selanjutnya bagian ini menjalankan program pembuatan cek dengan menggunakan file induk penggajian dan file buku besar. Keluaran dari proses ini adalah: (1) cek gaji yang diserahkan ke departemen keuangan(kasir), (2) berbagai macam laporan periodik yang akan diserahkan ke bagian departemen, (3) daftar gaji yang akan diserahkan ke bagian utang.

c.Bagian utang
Bagian ini menerima daftar gaji dari departemen pengolahan data. Atas dasar daftar gaji tersebut, bagian utang akan memberikan otorisasi dan membuat voucher. Selanjutnya voucher dan daftar gaji diserahkan ke bagian utang.

d.Kasir
Bagian ini mula-mula menerima cek gaji. Selanjutnya bagian ini juga menerima voucher dan daftar gaji, kemudian memeriksa dan menandatangani cek dan membatalkan (mengecap lunas voucher). Kemudian kasir akam mendistribusikan dokumen-dokumen tersebut sebagai beriktu : (1) daftar gaji diserahkan ke bagian gaji, (2) voucher diserahkan ke bagian akuntansi, (3) cek gaji didistribusikan kepada karyawan, (4) cek transfer gaji an diserahkan ke bank.